Firmenfeier oder Tagung planen: 7 Dinge, die Sie unbedingt beachten sollten

Autor: Constantin von Bienenstamm
Geschäftsführer Frankfurter Haus

Inhalt

Team einbeziehen und Ziel festlegen
Frühzeitig mit der Eventplanung beginnen
Budget realistisch kalkulieren
Die passende Location und Dekoration wählen
Catering und Eventpersonal organisieren
Für Unterhaltung (und Kinderbetreuung) sorgen
Giveaways mit Branding + Wertschätzung zeigen

Fazit: Die richtige Location macht den Unterschied

Einleitung

Eine Firmenfeier ist für viele Mitarbeiter ein Highlight des Jahres – ebenso wie eine gut organisierte Tagung für Fachpublikum. Solche Events stärken den Teamgeist, beleben die Unternehmenskultur und machen einfach Spaß. Damit Ihre nächste Firmenfeier oder Ihr Firmenevent zum vollen Erfolg wird und bei allen Gästen Begeisterung weckt, ist eine sorgfältige Planung das A und O. Egal ob lockere Betriebsfeier, Sommerfest oder professionelle Konferenz: Die folgenden sieben Punkte helfen Ihnen, Ihr Firmenevent souverän auf die Beine zu stellen.

#1 Team einbeziehen und Ziel festlegen

Bevor Sie mit der Organisation durchstarten, holen Sie zunächst Ihr Team ins Boot. Fragen Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen nach Ideen und Wünschen für die Veranstaltung. Oft haben Mitarbeitende tolle Vorschläge parat – sei es zur Location, zum Essen für die Firmenfeier oder zu möglichen Aktivitäten. Wenn das Team von Anfang an einbezogen wird, steigt die Vorfreude und alle fühlen sich wertgeschätzt.

Gleichzeitig sollten Sie ein klares Ziel für das Event definieren. Was möchten Sie mit der Firmenfeier oder Tagung erreichen? Steht der Dank an das Team für geleistete Arbeit im Vordergrund, soll der Teamgeist gestärkt werden, oder möchten Sie neue Mitarbeitende integrieren? Je klarer die Zielsetzung, desto leichter fällt die weitere Planung. Halten Sie Zweck und Motto der Veranstaltung fest. Somit haben Sie Orientierung bei allen Entscheidungen vom Programm bis zur Einladungsliste.

#2 Frühzeitig mit der Eventplanung beginnen

Starten Sie so früh wie möglich mit der Planung Ihres Firmenevents. Beliebte Locations und Dienstleister sind oft lange im Voraus ausgebucht, besonders in der Hochsaison (Sommerfeste, Weihnachtsfeiern etc.). Erstellen Sie einen groben Zeitplan bis zum Eventtag: Welche Aufgaben stehen an und bis wann müssen sie erledigt sein? Reservieren Sie rechtzeitig einen Termin und vermeiden Sie ungünstige Daten wie Ferienzeiten oder lange Wochenenden, damit möglichst viele Gäste teilnehmen können. Bei Outdoor-Events lohnt es sich, eine witterungsbedingte Plan B-Option einzuplanen, zum Beispiel ein Zelt oder einen Ausweichtermin für den Fall von Regen.

Sobald Datum und Ort feststehen, sollten auch die Einladungen frühzeitig an alle Teilnehmer rausgehen. Informieren Sie Ihr Team oder Ihre Gäste über Datum, Uhrzeit, Location und das geplante Programm. So können sich alle den Termin freihalten und schon im Voraus auf das Event einstellen. Teilen Sie den groben Veranstaltungsablauf mit, etwa wann Begrüßung, Hauptprogramm, Essen und Ausklang geplant sind. Ein detaillierter Ablaufplan sorgt dafür, dass am Tag der Veranstaltung jeder weiß, was als nächstes passiert, und hilft Ihnen selbst, den Überblick zu behalten.

#3 Budget realistisch kalkulieren

Ein solides Budget ist das Fundament jeder gelungenen Veranstaltung. Legen Sie früh fest, wie viel Geld zur Verfügung steht, und planen Sie einen Puffer für unvorhergesehene Ausgaben ein. Listen Sie alle möglichen Kostenpunkte auf, damit es keine bösen Überraschungen gibt. Typische Posten bei einer Firmenfeier sind zum Beispiel:

Location und Dekoration: Miete der Eventlocation, Saalmiete oder Raumbuchung, sowie passende Deko-Artikel (Blumen, Beleuchtung, Firmenbanner etc.).
Catering und Verpflegung: Essen und Getränke für alle Gäste, vom Sektempfang bis zum Dessert. Gegebenenfalls Kosten für externes Catering oder Servicepersonal.
Personal und Service: Bedienungen, Barkeeper, Hostessen oder Security – je nach Eventgröße und Art. Alternativ Aufwand für Selbstbedienung, falls Sie auf eigenes Personal setzen.
Unterhaltungsprogramm: Ausgaben für Musik (DJ oder Band), Künstlerhonorare, Moderator, Technik für Präsentationen oder Aktivitäten vor Ort.
Giveaways und Sonstiges: Kleine Gastgeschenke mit Branding, Druck von Einladungen/Programmen, Foto- oder Videograf, ggf. Marketingkosten bei öffentlichen Events.

Kalkulieren Sie all diese Punkte und schlagen Sie am besten ~10–20 % Reserve obendrauf, um unerwartete Kosten abzudecken. Falls es sich um ein größeres Event oder eine Tagung handelt, prüfen Sie auch Möglichkeiten, Sponsoren ins Boot zu holen, die einen Teil der Kosten übernehmen. Und nicht zuletzt: Denken Sie an den steuerlichen Vorteil einer Betriebsfeier.

#4 Die passende Location und Dekoration wählen

Die Wahl der Location beeinflusst maßgeblich die Atmosphäre Ihres Events. Überlegen Sie, welche Art von Umgebung zum Anlass passt: Soll es ein festlicher Saal sein, ein modernes Tagungszentrum oder lieber eine ungezwungene Feier im Freien? Eine außergewöhnliche Location hilft den Gästen, den Alltag hinter sich zu lassen und ganz in die Veranstaltung einzutauchen. Achten Sie darauf, dass der Ort ausreichend Kapazität für Ihre Gästeliste bietet und verkehrsgünstig erreichbar ist. Für eine Tagung sind z.B. Faktoren wie vorhandene Konferenztechnik (Beamer, WLAN, Tonanlage) und Möblierung (Bühne, Bestuhlung) wichtig. Für ein Sommerfest hingegen könnten ein schöner Garten oder eine Dachterrasse mit Ausblick punkten.

Ein gutes Beispiel ist das Frankfurter Haus in Neu-Isenburg – ein Veranstaltungsort, der rustikalen Charme mit modernem Komfort verbindet. Hier können Sie in einem historischen Fachwerkhaus oder im großzügigen Biergarten unter alten Bäumen feiern. Der wundervolle Sommergarten lädt zu einem ausgelassenen Firmenfeier-Event ein, und auch an die kleinsten Gäste ist gedacht: Ein großer Outdoor-Spielplatz sorgt für Spaß und Beschäftigung. Gleichzeitig stehen im Frankfurter Haus mehrere Räume für Meetings und Tagungen bereit, ausgestattet mit moderner Technik, von Leinwand und Beamer bis zum WLAN. Frankfurter Haus bietet zudem Hilfe bei der Dekoration: individuelle Deko-Konzepte, Blumenservice, Tischwäsche und mehr. Stimmen Sie Deko und ggf. Motto Ihrer Firmenfeier auf die Location ab, um ein stimmiges Gesamtbild zu schaffen. Und falls Ihre Veranstaltung draußen stattfindet, gibt es auch einen Plan B bei schlechtem Wetter (z.B. einen überdachten Bereich oder ein Ausweichraum).

#5 Catering und Eventpersonal organisieren

Liebe geht durch den Magen – das gilt auch bei Firmenevents. Stellen Sie sicher, dass Ihre Gäste kulinarisch rundum versorgt sind. Das Essen für die Firmenfeier sollte abwechslungsreich, lecker und ausreichend bemessen sein. Setzen Sie auf professionelles Catering oder eine gute Restaurantküche, damit keiner hungrig bleiben muss. Überlegen Sie, ob ein gesetztes Menü, Buffet oder Fingerfood-Konzept am besten zum Event passt. Bei einer ganztägigen Tagung sollten Sie z.B. auch an Kaffeepausen mit Snacks und ein Lunch-Buffet denken, damit die Konzentration hoch bleibt.

Im Frankfurter Haus profitieren Sie von einer gutbürgerlichen Küche mit vielseitigen Speisen und einem aufmerksamen Service-Team. Von regionalen Frankfurter Spezialitäten bis hin zu internationalen Klassikern ist für jeden Geschmack etwas dabei. Freundliches, geschultes Servicepersonal kümmert sich um die Gäste, füllt Buffets nach und sorgt dafür, dass alles reibungslos abläuft. So können Sie und Ihr Team sich entspannt unter die Gäste mischen, statt selbst Servietten zu verteilen oder am Zapfhahn zu stehen. Generell gilt: Planen Sie genug Personal ein, sei es vom Veranstaltungsort gestellt oder eigenes Personal. Nichts ist schlimmer, als lange Schlangen an der Bar oder leere Gläser, weil zu wenig Helfer da sind. Ein eingespieltes Catering-Team und guter Service sorgen dafür, dass Ihre Firmenfeier auch in kulinarischer Hinsicht ein voller Erfolg wird.

#6 Für Unterhaltung (und Kinderbetreuung) sorgen

Eine gelungene Firmenfeier lebt von einem unterhaltsamen Rahmenprogramm. Überlegen Sie frühzeitig, wie Sie für Stimmung sorgen möchten. Möglichkeiten gibt es viele: vielleicht mit Musik (einem Live-DJ oder einer Band), einem witzigen Moderator, spannenden Spielen oder Wettbewerben, Foto-Ecken oder sogar einem kleinen Showact. Wichtig ist, dass das Unterhaltungsprogramm zu Ihren Gästen passt. Bei einer Tagung könnten das z.B. lockere Netzwerkspiele oder ein Gastredner am Abend sein, während es bei einem Sommerfest auch mal eine Karaoke-Station oder ein Firmenquiz sein darf. Scheuen Sie sich nicht, kreativ zu werden. Hauptsache, die Gäste fühlen sich gut unterhalten und kommen miteinander ins Gespräch.

Denken Sie auch an die Familienfreundlichkeit Ihres Events. Falls Partner und Kinder mit eingeladen sind (etwa bei einem Familien-Sommerfest), sollten Sie unbedingt eine lustige Kinderbetreuung einplanen. Das können z.B. eine betreute Spielecke, ein Clown oder Zauberer für die Kleinen oder actionreiche Attraktionen wie eine Hüpfburg sein. Auch hier kann das Frankfurter Haus als Location punkten, denn dort steht den jüngsten Gästen sogar ein eigener Spielplatz zur Verfügung. Während die Kinder beschäftigt sind, können die Eltern entspannen und das Fest umso mehr genießen. Eine solche familienfreundliche Planung zeigt Ihren Mitarbeitern, dass alle willkommen sind und bleibt garantiert in guter Erinnerung.

#7 Giveaways mit Branding + Wertschätzung zeigen

Zum Abschied noch eine kleine Aufmerksamkeit, das kommt immer gut an. Planen Sie Giveaways oder Gastgeschenke ein, um Ihren Gästen eine bleibende Erinnerung an das Event mitzugeben. Ideal sind kleine, praktische Dinge mit Ihrem Firmenlogo (Branding), die man gerne benutzt. Beliebt sind zum Beispiel bedruckte Thermobecher, USB-Sticks, Stofftaschen oder Notizbücher im Corporate Design. Überlegen Sie dabei ruhig, was zum Eventmotto passt und vielleicht sogar nachhaltig ist („grüne“ Giveaways). Wie wäre es etwa mit wiederverwendbaren Trinkflaschen statt Einwegplastik, Samen für einen Firmenbaum zum Einpflanzen, oder fair gehandelten Leckereien als Dankeschön? Der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt.

Wichtig ist vor allem, dass Ihre Mitarbeiter und Gäste die Wertschätzung spüren. Neben materiellen Geschenken kommt auch ideeller Dank gut an: Planen Sie während der Firmenfeier einen Moment ein, um in einer kurzen Rede Danke zu sagen und besondere Erfolge oder Jubiläen zu würdigen. Bei vielen Firmenfeiern steht die Ehrung verdienter Mitarbeiter im Mittelpunkt – nutzen Sie die Gelegenheit, um Ihre Anerkennung auszusprechen. Ob persönliche Worte der Geschäftsleitung, kleine Awards oder Urkunden – solche Gesten bleiben den Leuten lange positiv im Gedächtnis. Zusammen mit einem liebevoll verpackten Give-away rundet das den Abend ab.

Fazit: Die richtige Location macht den Unterschied

Ob Firmenfeier, Firmenfeier-Event oder Tagung – am Ende entscheidet nicht nur das Programm, sondern vor allem der Rahmen darüber, ob ein Event wirklich in Erinnerung bleibt. Eine passende Location, gutes Essen für die Firmenfeier, ein reibungsloser Ablauf und ein Team, das mitdenkt, nehmen Ihnen enorm viel Arbeit ab und sorgen dafür, dass Sie Ihr eigenes Event genauso genießen können wie Ihre Gäste.

Genau hier spielt das Frankfurter Haus seine Stärken aus:
Mit vielseitigen Räumlichkeiten, einem großen Sommergarten, moderner Technik für Tagungen, professionellem Service und einer bodenständigen, hochwertigen Küche für das Catering Ihrer Firmenfeier bietet das Frankfurter Haus alles aus einer Hand. Egal ob lockeres Sommerfest, festliche Betriebsfeier oder strukturierte Tagung – hier finden Sie den passenden Rahmen für jedes Business-Event.

Wer eine Firmenfeier oder Tagung plant und Wert auf Atmosphäre, gutes Essen und eine unkomplizierte Organisation legt, ist im Frankfurter Haus genau richtig.